Cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers de l'immobilier, du bâtiment et de la construction

Assistant(e) administratif(ve) junior

Région : 
Type de contrat : 
Etat : 
Poste en cours
Entreprise : 

Recrutement d'un(e) Assistant(e) administratif(ve) junior. 

Notre client est un acteur reconnu dans le domaine de l’Economie de la construction pour son domaine d’expertise technique (Concours). Traitant des projets de grande envergure (Jusqu’à 250 millions d’euros), son activité est centrée sur le marché public, le marché privé et la conception réalisation : Bureaux, hôpitaux, campus, universités, lycées, équipements sportifs, équipements culturels, palais de justice, logements…. Ce Cabinet d’économie à taille humaine apporte son assistance aux maîtres d'ouvrage (MO) et aux concepteurs dans les domaines spécifiques de la gestion de projets et de l’économie de la construction, avec pour objectif l'optimisation et le respect des coûts et des délais. Travaillant avec des architectes de renom, cette PME existe depuis plus de 25 ans. Ayant réalisé un chiffre d’affaires de plus de 2 millions euros en 2018, elle compte 14 collaborateurs dont 2 associés. Afin d'accompagner sa forte croissance, elle recrute un(e) : Assistant(e) administratif(ve) junior.

Poste proposé : 

Rattaché(e) à la DAF (Associée), vous l’épaulez au quotidien.

Ainsi, les missions couvertes par le poste sont : 

En tant qu'Assistant(e) administratif(ve)

Gestion courante de l’agence :

  • Gérer l’accueil téléphonique et physique ;
  • Gérer les emails, les divers courriers, le classement, les commandes de matériel (Photocopieur, téléphones...), ainsi que les coursiers ;
  • Gérer les voyages (Réservation de billets de train, d’avion, d’hôtel, et location de voiture) ;
  • Gérer les contrats, les commandes et les règlements des fournisseurs (Alarme, chèques déjeuner, timbres, café, fournitures de bureau, produits d’entretien, ...) ;
  • Rechercher de nouveaux fournisseurs externes ;
  • Suivre les abonnements (Revues spécialisées, SNCF, Air France...) ;
  • Suivre avec notre prestataire les tickets sur les problèmes informatiques.

Communication :

  • Gérer les propositions dans la base de données interne et constituer les dossiers d’appels de candidatures / d’offres avec mise à jour des pièces administratives ;
  • Mettre à jour la plaquette agence et le site internet (Mise à jour des références, gestion des images et des droits) ;
  • Établir et suivre les commandes des cartes de visite et des cartons de correspondance des collaborateurs...

Commercial :

  • Prospecter de nouveaux partenaires (Architectes…) ;
  • Suivre les relations avec les partenaires de la maîtrise d’œuvre.

En tant qu’Assistant(e) de la DAF

Gestion

  • Gérer les notes de frais ;
  • Suivre la caisse ;
  • Établir des factures « simples ».

Assurance :

  • Suivre et gérer les sinistres agence ;
  • Établir la déclaration annuelle de l’assurance des projets ;
  • Établir et suivre la déclaration « grand chantier » ;
  • Établir et suivre les déclarations de sinistre sur les projets (Relations assurance, avocats, experts...) ;
  • Gérer la relation avec l’assureur pour établir des attestations nominatives de projets, et suivre la maîtrise d’ouvrage / maîtrise d’œuvre.
Profil recherché : 

De formation BAC + 2 (PME / PMI, secrétariat / assistanat…) à BAC + 3, vous justifiez d’une expérience de 2 à 5 ans dans une fonction équivalente.

Autonome, rigoureux(se), organisé(e) et méthodique, vous avez une bonne capacité d’initiative et d’anticipation.

Altruiste et sociable, vous aimez particulièrement travailler en équipe et rendre service.

Sérieux(se) et motivé(e), vous êtes ponctuel(le).

Vous disposez d'un bon niveau d'expression écrite (Rédaction de notes, de comptes rendus, de rapports, etc…).

Vous avez une très bonne maîtrise de Word et d'Excel. La pratique de WordPress, d’Indesing, d’Illustrator et de Photoshop sera fortement valorisé.

Le talent est une ressource inépuisable.

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