Cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers de l'immobilier, du bâtiment et de la construction

Assistant(e) administratif(ve) travaux

Région : 
Type de contrat : 
Etat : 
Poste en cours
Entreprise : 

Recrutement d'un(e) Assistant(e) administratif(ve) travaux.

Notre client est une agence de maitrise d’œuvre de conception et d’exécution spécialisée dans le milieu du retail.

Cette société à taille humaine (39 collaborateurs à ce jour) intervient sur des projets de boutiques, de grands magasins, de restaurants soit dans le cadre de construction, soit dans le cadre d’un aménagement de coque TCE, soit dans le cadre d’une extension.

Les opérations se situent soit en centre-ville, soit en périphérie (Centres commerciaux, zones d’activités).

Elle collabore pour le compte d’enseignes privées de renom associées aux secteurs du prêt à porter, de la restauration, de la cosmétique, de la grande distribution, ou toutes autres activités.

Forte de ses quatorze années d’existence, elle connait un fort développement (CA de 2 500 000 euros en 2016 - CA de 4 500 000 en 2018).

Après la signature de plusieurs nouveaux contrats, elle recrute un(e) : Assistant(e) administratif(ve) travaux.

Poste proposé : 

Rattaché(e) au service « Gestion administrative et financière des projets », vous intervenez à la fois sur l’intendance de l’agence mais aussi sur l’assistanat administratif des projets.

Vous rejoignez une équipe de 3 Assistantes administratives de projets, et serez rattaché(e) à la manager de l'équipe.

Ainsi, vos principales responsabilités consistent à :

Concernant l’intendance de l'agence :

  • Gérer la relation téléphonique avec les entreprises, les clients et l’équipe de l’agence,
  • Gérer l’accueil physique et la prise en charge des visiteurs (Fournisseurs, clients…),
  • Préparer et envoyer des courriers,
  • Préparer, envoyer et suivre les dossiers administratifs (AT, DP, DE, PC) en mairie,
  • Effectuer des tâches liées au bon fonctionnement de l’agence.

Concernant l’assistanat de projets :

En lien étroit avec les Chefs de Projets et les Economistes de la construction, vous prenez en main la gestion administrative de projets.

Ainsi, vos missions consistent pour chaque projet suivi à :

  • Etablir les Ordres de Services, Certificats de Paiements et PV Réception,
  • Suivre les budgets et mettre à jour les tableaux de bord,
  • Vérifier les pièces administratives des entreprises, suivi des dossiers d'agréments,
  • Boucler d’un point de vue administratif les projets : DGD, DOE, Levées de réserves,
  • Echanger avec les Entreprises et les Maîtres d'Ouvrages autour de la bonne gestion des documents ci-dessus,
  • Lancer et animer les teasing des Appels d'Offres de marchés de travaux.
Profil recherché : 

De formation BAC à BAC + 2 (BTS Assistant(e) de Direction ou PME / PMI), vous justifiez idéalement d’une expérience de 3 ans minimum dans un cabinet de maitrise d’œuvre, une agence d'Architecture, un cabinet d'Economie de la Construction, une entreprise générale ou de construction.

Vous êtes animé(e) par un esprit d’équipe et êtes intéressé(e) par les projets de construction et d'aménagement dans les domaines du retail, des bureaux, de la restauration et des services.

Vous êtes proactif(ve), curieux(se), polyvalent(e), rigoureux(se) et synthétique.

Votre aisance à l’oral comme à l’écrit est reconnue.

Vous êtes autonome, et votre aisance relationnelle vous permet d'interagir avec les différents interlocuteurs externes et internes.

Professionnel(le), vous sauvez représenter l’agence, et porter son rayonnement (Réputation).

La maitrise de l’orthographe est indispensable à la réussite de vos missions au quotidien.

La maitrise du Pack office est aussi indispensable.

Le talent est une ressource inépuisable.

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