Chef de projet TCE

Sous la responsabilité de la Directrice d’un pôle, vous prenez en charge les projets que l’on vous confie.

A ce titre, vos missions consistent à :

Au début du projet :

• Participer à finaliser le contenu du contrat.
• Vous approprier le contrat lors d’une réunion de transfert avec la Direction Générale et les Responsables de pôles dont il rédige un CR.
• Vous assurer que le contrat est signé et en phase avec les attentes des intervenants externes.
• Participer à la réunion de lancement avec le maître d’ouvrage et en rédiger systématiquement un CR interne.
• Mettre en place un planning d’études en fonction des ressources allouées par les responsables de pôle.
• Collecter auprès des responsables de pôle les temps prévus par phase et les communiquer à l’ADV.
• Réaliser une réunion de lancement en interne avec les intervenants de chaque pôle et en rédiger le compte-rendu.

A chaque phase du projet :

• Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) du MO, des bureaux d’études externes et internes et des administrations pendant le déroulement des études.
• Vérifier en continu la bonne intégration du programme technique et environnemental et des choix du MO par tous les intervenants.
• Vérifier l’équilibre financier de l’opération en adéquation avec le budget du MO.
• Communiquer les informations relatives à l’avancement du projet (Fin de phase, fin des études, fin des travaux, changement éventuel de nom du projet, …).
• Communiquer le prévisionnel de facturation et l’ordre de facturation des affaires dont il a la charge au responsable de pôle. C’est ce dernier qui déclenche la facturation auprès de l’ADV.
• Organiser toutes les réunions (Études ou spécifiques), en rédiger les ordres du jour et les comptes-rendus.
• Ordonner les interventions des différents pôles lors de chaque phase du projet.
• Être le garant de la présence adéquate en réunion des spécialistes des différents pôles, avec les outils adaptés au contexte du projet, du client et/ou de l’architecte et des autres intervenants (Conf call, visio, présence physique…).
• Collectionner, vérifier l’exhaustivité et compiler les dossiers délivrables à chaque phase.
• Vous assurer de l’envoi des dossiers de rendus compilés, et de sa traçabilité.
• Échanger sur les problématiques rencontrées.
• Contrôler le respect du planning et en justifier les écarts.
• Consolider à chaque phase l’estimation de la maîtrise d’œuvre et établir un rapport explicatif.
• Analyser les écarts avec le coût d’objectif, des éventuelles options et proposer les mesures correctives, le cas échéant.
• Demander des honoraires complémentaires si nécessaire.
• Organiser une réunion de bouclage de la phase avec les référents de chaque pôle et en rédiger le compte-rendu (Bilan de phase).
• En collaboration avec les Responsables de pôles et le Responsable Administratif et Financier, analyser les dépassements et l’équilibre financier de l’affaire et en justifier les écarts (Points d’autocontrôle intermédiaires).
• Remonter les informations importantes à la Direction Générale et au Directeur de la Cellule « Chefs de Projets Conception ».
• Être garant que la fiche projet est complétée selon l’avancement du projet.
• Être garant de la mise à disposition et de l’enregistrement des documents et des correspondances reçues dans le dossier informatique du projet.

A la fin du projet :

• Organiser une réunion d’affaire avec les collaborateurs concernés et en rédiger le CR sous la forme d’un bilan d’affaire dans la fiche projet.
• Réaliser un transfert de dossier avec l’équipe de suivi des travaux, qu’ils soient gérés par le BE ou un intervenant externe.
• À la fin de la phase travaux gérée par le BE, récolter les retours d’expérience auprès du coordonnateur concerné.
• Réaliser une enquête de satisfaction auprès du MO.
• Être garant que la fiche projet soit complétée.

Informations : Vous serez amené(e) à gérer 3 à 5 projets en fonction de leur taille. Les projets traités par le bureau d’études sont diversifiés, et techniques (Marché privé essentiellement, et parfois public) : Tertiaires (Bureaux, hôtels, cinémas, boutiques de luxe…), culturels ou résidentiels.