Assistant(e) de Direction

Vous prenez en charge les parties administrative, gestion et comptable de l’entreprise.

A ce titre, vos missions consistent à :

Gestion financière et comptable :

• Prendre en main la gestion comptable en lien avec le service comptable externe à l’entreprise, la partie administrative et financière de la société en coordination avec la direction et les prestataires extérieurs y compris la banque et les administrations etc… ;
• Suivre et tenir les tableaux de bord de gestion des affaires et effectuer le suivi financier ;
• Préparer et suivre le budget prévisionnel ;
• Assurer le reporting interne auprès de la direction ;
• Effectuer les relances paiement clients (Recouvrement) ;
• Gérer les prestataires, les fournisseurs (Expert-comptable, prestataire informatique…). Suivre les devis, les factures fournisseurs et établir les rapprochements bancaires.

Gestion sociale :

• Gérer le recrutement (Préparation des offres d’embauche, des contrats et déclarations) ;
• Suivre et contrôler les congés ;
• Gérer les notes de frais ;
• Effectuer le suivi social (Médecine du travail, URSSAF) ;
• Collecter, contrôler et envoyer chaque mois à l’expert-comptable les éléments pour l’établissement des payes. Vérifier les bulletins de paie reçus, transmettre à l’équipe et demander le règlement ;
• Gérer les demandes de formation et les dossiers ;
• Négocier, suivre et gérer des contrats de mutuelle et de prévoyance ;
• Centraliser et coordonner la circulation des informations au sein de la société ;
• Participer aux évolutions organisationnelles (Optimisation des outils de travail, aide à l’organisation, relation avec les institutions juridiques).

Gestion administrative et commerciale :

• Gérer l’accueil physique et téléphonique, les courriers, les courriels, le classement, l’archivage et de manière générale, l’organisation de la vie de la société ;
• Organiser différents événements (Internes et externes) ;
• Participer aux suivis administratif et financier des affaires jusqu’à la clôture en coordination avec les équipes ;
• Participer au suivi, aider à la préparation et au montage des dossiers de réponses aux appels d’offres jusqu’au dépôt. Associer le travail collaboratif avec les entreprises, les cabinets d’architectes et les co-traitants ;
• Gérer de manière administrative les dossiers d’assurance RC et décennale en lien avec la direction (Déclaration, suivi sinistre…).

Gestion des services généraux :

• Gérer les fournitures (Commandes, rangement et stocks) ;
• Gérer et suivre le parc automobile (Assurance, déclaration, entretien, sécurité) ;
• Gérer la partie informatique et la téléphonie (Logiciels, équipements, imprimantes) ;
• Gérer les prestataires de services (Entretien des locaux, espaces verts, chaudière, alarme sécurité).